Målsatte tegninger som viser at anlegget utformes i tråd med krav til størrelser mv. for aktiviteten legges ved.

- Tegninger som viser aktivitetsflatens og tilleggselementenes utforming og mål for relevante idrettslige funksjoner, for eksempel spilleflate, banebredde, sikkerhetssone, garderobestørrelse mv.

- Plantegninger for alle plan med påsatte mål for fri lengde og bredde, samt snitt med påført mål for fri høyde.

I selve søknadsskjemaet skal dere føre opp et detaljert kostnadsoverslag for prosjektet. Kostnader skal oppgis på poster for de forskjellige delene av prosjektet, for arbeid og materialer, og eventuell dugnad. Det kan være lurt å jobbe frem en kladd for dette oppsettet på forhånd.

Her må dere skille mellom kostnader en kan beregne tilskudd på, og kostnader som angår deler av prosjektet som ikke inngår i beregningen for tilskudd – såkalte "tilskuddsberettigede" og "ikke tilskuddsberettigede" kostnader. Tilskuddsberettigede kostnader er i enkelhet alt som angår aktivitetsanlegget direkte. Kostnader som ikke er tilskuddsberettigede er for eksempel tribuneanlegg, parkeringsplasser og veier, diverse avgifter, mv. Dette står utfyllende i bestemmelsene for ordningen.

Når fylkeskommunen tilslutt har gått igjennom kostnadene i saksbehandlingen av søknaden vil det kontrollerte beløpet utgjøre prosjektets godkjente kostnad.

Dugnadsarbeid skal
• fremgå i en egen dugnadsoversikt som tar utgangspunkt i de arbeidene som etter kostnadsoverslaget skal utføres på dugnad.
• verdiberegnes av kvalifisert fagperson (f.eks. kostnadsvurdering/anbud fra kommune eller firma (entreprenør, håndverker e.l)).

Dette må vedlegges søknaden.

Det er ikke anledning til å beregne merverdiavgift på dugnad.

For å få tildelt midler må prosjektet være gjennomførbart både i investerings- og driftsfasen. Derfor er det et vilkår for tilskudd at en kan dokumentere at prosjektet er fullfinansiert – inkludert spillemidler.

I fortrinnsvis store og kostnadskrevende prosjekter bør en redegjøre nærmere for kostnadene. Dette lettgjør saksbehandlingen av søknaden og bidrar til riktigere vurdering av søknadsbeløpene. Kommune og/eller fylkeskommune kan som del av saksbehandlingen sette som vilkår at denne type dokumentasjon legges frem. Søker plikter da å etterkomme dette.

Som hovedregel skal leie-/festeavtaler tinglyses. Dersom man eier eiendommen selv er denne retten også tinglyst. For tinglyste forhold trenger en ikke å vedlegge dokumentasjon. Saksbehandlere kan slå opp i grunnboken for å kontrollere mot matrikkeladressen som søker oppgir i skjemaet.

For leieavtaler med kommunen så vil kommunal saksbehandler sette merknad om dette i søknaden ved kontroll.

Avtaler med private grunneiere som ikke er tinglyst må legges ved.

Behovsvurdering legges ved som enten eget dokument, eller som del av fylkenes skjema for behovsvurdering, eller for eksempel bærekrafts sjekk. Behovsvurderingen skal minimum beskrive følgende:
1. Type anlegg
2. Behovet er (innhold og dimensjonering - f.eks antall brukere/type bruk)
3. Hvordan anlegget er vurdert i kommunens planer.
4. Hvor anlegget ligger i forhold til andre anlegg (avstand), spesielt lignende anlegg.
5. Innbyggertall/befolkningsdata
6. Beskrivelse av brukerne av anlegget.
7. Antall medlemmer i idrettslaget/-lagene som skal bruke anlegget.
8. Hvem som skal drifte anlegget.